یک اتاق کنفرانس می تواند تأثیر جدی بر روی مشتری شما بگذارد ، یا می تواند به آنها در رسیدن به ایده های تازه و خلاقانه کمک کند ، یا یک اتاق غیرقابل تحمل می تواند آنها را منحرف کند. سالن و اتاق کنفرانس مدرن به عنوان بخشی اساسی از محل کار امروزه در نظر گرفته می شود ، آنها یک فضای خصوصی برای جلسات بزرگ هستند ، مکانی برای بحث در مورد موضوعات محرمانه و همچنین پذیرایی برای مجامع رسمی. اتاق کنفرانس یکی از مؤلفه های اصلی محیط دفتر است و قطب همکاری و اظهارات طراحی است.
برگزاری جلسات مختلف، بخش مهمی از روند فعالیت یک سازمان است. به دلایل مختلف این جلسات در برخی از موارد امکان دارد به‌صورت آنلاین تشکیل شوند. در این صورت باید از تجهیزات مناسب برای انجام این امر استفاده کرد. در بسیاری از موارد افراد شرکت کننده زیادی در جلسه ویدیو کنفرانس حضور دارند؛ این افراد در سالن کنفرانس مجازی به تبادل اطلاعات با یکدیگر می‌پردارند. برای کسب اطلاعات بیشتر در حوزه سالن کنفرانس و تجهیزات آن، با کامپیوتر صدرا همراه باشید
شرایط محیطی مناسب برای سالن کنفرانس
شاید تصور شود که برای ویدئو کنفرانس‌ها باید به دنبال نکاتی در فضای مجازی باشیم؛ در صورتی که برای برگزاری جلسات کنفرانس آنلاین باید از تمام محیط و لوازم یک کنفرانس معمولی بهره برد و علاوه برآن، باید از لوازمی برای آنلاین کردن و ارتباط از راه دور با اتاق کنفرانسی دیگر برخوردار بود.
شرایط محیطی در برگزاری کنفرانسی بی‌نقص بسیار موثر است. سالن کنفرانس باید به‌اندازه کافی بزرگ باشد تا شرکت کنندگان توانایی حضور در آن را داشته باشند. همچنین باید در آن از صندلی‌های مناسب و انعطاف‌پذیر استفاده کرد. وجود صندلی راحت، یکی از مهم‌ترین امکانات در هر جلسه بوده که رضایت افراد و بخشی از عملکرد جلسه در تاثیر آن است. راحت نبودن صندلی و استفاده چند ساعته آن از در کنفرانس‌ها، سبب مختل شدن و کاهش بهره‌وری کنفرانس می‌شود.
از دیگر شرایط مناسب سالن کنفرانس، آرام بودن مکان آن است؛ وجود سروصدا و صداهای نامنظم، سبب اخلال در روند جلسه شده و در صورت زیاد بودن این بی‌نظمی صداها، ممکن است جلسه به طور کامل در همان مرحله‌ای که بوده منحل شود. با ایجاد کردن این شرایط مناسب برای سالن کنفرانس، اولین قدم برای داشتن یک کنفرانس مطلوب برداشته شده است.
تجهیزات مورد نیاز سالن کنفرانس مجازی
تجهیزات می‌تواند علاوه بر بهبود عملکرد کنفرانس، موجب اخلال در سیستم آن نیز بشوند؛ لذا استفاده درست از آنها اهمیت بسیار زیادی دارد. تجهیزات مورد نیاز سالن کنفرانس شامل برد هوشمند، اینترنت پرسرعت، سیستم صوتی مناسب، چیدمان درست صندلیها، سیستم ویدئو کنفرانس، سیستم تهویه هوا و نورپردازی مناسب است. هر کدام از این تجهیزات در افزایش عملکرد کنفرانس، نقش به‌سزایی دارد.
برد هوشمند
سالن مورد نظر باید دارای صفحه نمایش ویدیو پروژکتور باشد. وجود این ابزار در افزایش تعامل شرکت کنندگان با یکدیگر و سخنران بسیار موثر است.
اینترنت پرسرعت
وجود اینترنت پرسرعت یکی تجهیزات مهم برای برگزاری جلسه است. در برخی موارد ممکن است نیاز به تشکیل سالن کنفرانس مجازی، برای ارتباط‌‌گیری با سایر سازمان‌ها و شرکت‌ها باشد؛ این امر تنها با وجود اینترنت پرسرعت امکان پذیر است. همچنین برگزاری کنفرانس‌هایی که در اتاق‌های مختلف انجام می‌شوند برای مرتبط‌سازی هر چه بیشتر به یکدیگر نیازمند اینترنت پر سرعت هستند.
سیستم صوتی مناسب
به هنگام تجهیز سالن کنفرانس، نصب و راه‌اندازی سیستم صوتی، یکی از مهم‌ترین مواردی است که باید به آن توجه‌ای ویژه داشت. وجود بلندگوهای با کیفیت برای پخش صدای واضح سخنران و میکروفون‌های مناسب برای دریافت امواج صوت بدون نویز، نشان دهنده وجود یک سیستم صوت مناسب و باکیفیت است. همچنین برای تقویت سیگنال‌های صدای سخنران و حضار، باید از تقویت کننده صدا یا آمپلی‌فایر استفاده کرد.
چیدمان صندلیها
در برخی موارد نیاز به ایجاد سالن کنفرانس مجازی می‌شود و باید تمامی شرکت کنندگان از طریق دوربین کنفرانسی در این جلسه حضور پیدا کنند؛ بنابراین باید چیدمان صندلیها به‌شکلی باشد که این امر به‌سهولت انجام شود. ماهیت و هدف از برگزاری کنفرانس، در چیدمان صندلیها نیز می‌تواند موثر باشد.
سیستم ویدئو کنفرانس
گاهی در طول کنفرانس، ممکن است نیاز به تماس صوتی و یا تصویری با سایر شهرها و کشورها شود؛ در این شرایط وجود سیستم ویدیو کنفرانس امری حیاتی وضروری است. در این چنین مواردی می‌توان با استفاده از سالن کنفرانس مجازی، به‌صورت گروهی با استفاده از تجهیزات ویدئو کنفرانس در جلسه آنلاین شرکت کرد.
سیستم تهویه هوا
یک نمونه از نکات مهم که در برخی از موارد سازمان‌ها از توجه به آن غافل هستند، وجود سیستم تهویه مطبوع برای سالن کنفرانس است. نبود این سیستم نارضایتی‌هایی برای سخنران و شرکت کنندگان به وجود می‌آورد که سبب مختل شدن روند جلسه می‌شود.
نورپردازی
سالن کنفرانس باید دارای سیستم نورپردازی مناسب باشد. این سیستم وظیفه دارد نور را به شکل یک‌دست در محیط پخش کند و از آزار دهنده بودن بپرهیزد. همچنین کنترل این نور باید توسط ریاست کنفرانس انجام شود.
